一、前言

隨著生產(chǎn)線自動化程度的不斷提高，工業(yè)生產(chǎn)過程中產(chǎn)生了越來越多的紙質(zhì)文件，這對企業(yè)的電子化文件管理提出了更高的要求。有必要進(jìn)一步探討當(dāng)前電子文件管理中的常見問題。

二.石油工業(yè)電子設(shè)備文件管理中的問題

石油公司雖然長期實行無紙化辦公，但在電子化文件管理的過程中并沒有完整的系統(tǒng)，很多紙質(zhì)文檔往往因為缺乏有效的維護(hù)而損壞丟失，對這些電子文檔的使用造成了很大的影響。

具有草案性質(zhì)的紙質(zhì)文件必然會忽略它。目前，辦公軟件的應(yīng)用還處于發(fā)展?fàn)顟B(tài)，很多單位經(jīng)常使用電腦進(jìn)行制圖。打印出正式的紙質(zhì)材料后，這些電子稿會被直接忽略，導(dǎo)致電子稿的作用沒有得到充分發(fā)揮。

電子圖片的備案程序不太合理。目前，自動化辦公系統(tǒng)還存在許多不完善之處，尤其是缺少歸檔文件。雖然很多計算機系統(tǒng)都有存檔功能，但是他們并沒有把這些文檔放到可以離線工作的載體上。一旦計算機系統(tǒng)出現(xiàn)問題，就會對電子文檔造成嚴(yán)重的破壞，直接導(dǎo)致各種電子文檔的丟失。

電子文檔的存儲載體不是很安全。目前，許多數(shù)字文件直接存儲在硬盤上。如果計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障，很容易造成數(shù)據(jù)丟失。在管理過程中，很多文件的存儲位置往往不合理，一些重要信息甚至可能直接存儲在u盤中。u盤是一種電存儲芯片，故障率高。這些硬盤一旦出現(xiàn)故障，將直接導(dǎo)致文件丟失，給企業(yè)帶來直接損失。

紙質(zhì)文件的三大特點

電子圖片不是直觀的文件，可以通過網(wǎng)絡(luò)信息工具直接讀取和管理，而且可以輕松復(fù)制，這樣可以更快地復(fù)制大文件。電子文檔高度依賴于系統(tǒng)，然后由計算機和其他設(shè)備進(jìn)行處理和傳輸。電子圖片信息可實施性太強，容易被修改，因此可以快速共享文件。因為數(shù)字文件是數(shù)字信息，所以存儲環(huán)境和紙質(zhì)文檔往往有很大的區(qū)別。對儲存環(huán)境面積要求不高，但室內(nèi)濕度和防磁要求高。

四是著力做好電子圖片管理工作

建立和完善電子文件管理系統(tǒng)。目前石油行業(yè)電子文件管理問題的出現(xiàn)，很大程度上是因為缺乏相關(guān)的管理制度。為進(jìn)一步規(guī)范石油行業(yè)電子文件管理，需要建立完整的電子文件管理系統(tǒng)，成立專門部門做這部分工作，并根據(jù)行業(yè)電子文件管理的特點建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的電子文件管理流程，確保所有電子文件管理工作都能順利開展。通過建立完善的電子文件管理系統(tǒng)，可以詳細(xì)規(guī)定相關(guān)單位的工作內(nèi)容。一旦電子文件管理出現(xiàn)問題，可以**時間及時追究相關(guān)情況的責(zé)任，紙質(zhì)文件可以全程嚴(yán)格管控。

前端控制是電子文件管理的前端，主要用于對人員的數(shù)據(jù)庫操作行為進(jìn)行有效控制，使數(shù)據(jù)操作員能夠按照國家規(guī)范主動操作文件。文件制作完成后，要及時保存，各類電子稿文件要及時分類保存。對于一些重要的電子文檔，也要上傳到專門的數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行備份處理，避免這些文件因自身電子計算機的損壞而造成嚴(yán)重的損壞。

第五，采用文檔一體化的管理思想。

電子文本集成管理模式采用前沿技術(shù)，通過虛擬、開放、靈活的手段管理電子圖片文件。檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)通過網(wǎng)絡(luò)對主要單位制作的電子文本進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括計算機、圖像和文本掃描、光盤存儲等手段，并根據(jù)這些電子文檔的特點設(shè)置電子工作材料。電子檔案的組織可以委托給部門。組織完成后，將通過互聯(lián)網(wǎng)以規(guī)范的格式傳輸?shù)綑n案機構(gòu)，使檔案機構(gòu)能夠?qū)@些檔案進(jìn)行分類、整理和編目，并及時存儲在檔案機構(gòu)的客戶中。為了防止文件丟失，一些重要的文件也可以存儲在相關(guān)的服務(wù)器上，可以多做幾次備份，避免文件因為網(wǎng)絡(luò)故障而完全丟失的現(xiàn)象。

第六，做好網(wǎng)絡(luò)管理安全

目前，網(wǎng)絡(luò)安全問題非常突出，網(wǎng)絡(luò)黑客和計算機病毒層出不窮。一旦入侵油田企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)實施，就可能造成電子檔案丟失、被盜、損壞。為了避免完全網(wǎng)絡(luò)問題的發(fā)生，企業(yè)自身根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)安全維護(hù)現(xiàn)狀做好安全管理網(wǎng)絡(luò)。

做好計算機網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。

為了保證計算機的信息安全能力，必須在計算機安全技術(shù)的應(yīng)用上下功夫，合理舒適地配置計算機，保持計算機的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)開啟，及時升級計算機安全漏洞，避免這些漏洞引發(fā)的入侵事件。為了進(jìn)一步提高計算機的防病毒意識，我們必須根據(jù)計算機的使用特點使用各種殺毒軟件，及時對計算機進(jìn)行病毒掃描。為了減少計算機攜帶病毒的可能性，計算機操作人員應(yīng)在計算機操作過程中按照規(guī)范操作。他們不應(yīng)該瀏覽各種未知的網(wǎng)站。對于所有下載的資源，它們必須先掃描病毒，然后才能應(yīng)用。

目前硬件病毒防護(hù)的發(fā)展技術(shù)非常迅速，其病毒查殺更加高效，不消耗各種服務(wù)器資源，應(yīng)該積極應(yīng)用。

隨著時代的不斷發(fā)展，能源企業(yè)中各種紙質(zhì)文件的數(shù)量不斷增加，對企業(yè)的發(fā)展起著越來越重要的作用。

針對目前電子文件管理存在的問題，要引起足夠重視，認(rèn)真研究問題產(chǎn)生的原因，及時采取針對性措施，逐步建立電子文件管理系統(tǒng)，*大限度地保證紙質(zhì)文件的安全系數(shù)。