電子政務作為信息化建設的組成部分，不僅顯著提高了機構和事業單位的工作效率，也提高了服務公眾的能力。然而，政府管理的發展給傳統的信息工作帶來了巨大的沖擊和挑戰。如何應對這一挑戰，適應政府管理發展的需要，做好電子檔案的歸檔保存工作，是檔案機構迫切需要解決的基本問題。

政府管理檔案管理的獨特地位

行政檔案是指對具有保存價值的政府行政文件進行篩選、整理和審查。政府管理檔案的具體內容包括政府管理檔案的收集、整理、歸檔、歸檔、保管和利用。政務管理信息管理應注意三個方面。一、規劃文件的價值及對備案結果的相關要求。政務管理檔案主要涉及傳統檔案管理的目標，即“收、管、用”，即“收”和“管”。與傳統的檔案管理不同，文件管理強調“用”政務管理；其次，政府管理信息管理的重要方面是建立一個統一的、可相互訪問的信息共享通信網絡。第三，與其他管理檔案相比，政府管理檔案中涉密信息的審查是嚴格的，因為審查、管理和使用的文件都是嚴格按照保護國家秘密的要求進行細化的，特別是對于那些不適合政府管理檔案全面公開的文件，所有規定都必須保密。

2電子政務系統文件管理問題

2.1各類文件存在的問題電子文本歸檔存在的問題可分為技術缺陷和管理缺陷。

1）來自技術障礙。具體來說，在三個方面:

①業務數據的功能是對公司進行處理，要有低冗余、高效率的特點，而文件管理是在長短期內保證安全，對冗余度要求很高；

②電子政務系統的高可用性有限，文件管理功能的嵌入式設計面臨嚴峻挑戰；

③根據管理的調查數據，各業務部門比檔案部門更豐富。但當累積的數據被清除，造成的變化接觸時，檔案機構可能無法及時找到證明文件，從而影響工程的建設和維護進度。

2）管理缺陷。權限無法保證。紙質文件存放在產品部門，各業務部門的權限大于文件部門；

3）治理責任不明確。電子文件管理權限顯然由檔案和業務人員管理。

2.2各部門之間的工作共享發生丟失或被篡改，責任方難以確認安全保障不足。

目前，電子文本的安全性能面臨諸多問題，從諸多因素來看，可分為以下三個方面:

1）得益于技術。該系統的技術與電子文件的安全系數密切相關。一旦發生黑客攻擊、病毒、軟硬件漏洞、設備故障，電子文檔就會丟失或損壞。

2）社會或氣候因素。比如文件存放場所本身的條件、火災、地震等因素都會有很大的影響。

3）操作問題。比如:權限不清、操作不規范、人員失誤等。

2.3集成共享設備不統一電子檔案集成共享的內涵非常模糊。

從廣義和狹義、宏觀、中觀和微觀角度來看，它們都有不同的內涵，這就導致了電子檔案整合共享的不可避免的可變性。此外，還有許多集成和共享模式。就文件實體而言，通常采用分散或集中管理，這往往會導致方式單一或多樣、系統橫向或縱向、系統一致或異構等矛盾。因此，根據具體情況，整合共享的模式和方式多種多樣，無法統一。

2.4電子檔案的轉讓不規范。在文件整合的背景下，電子檔案的流通面臨著一些問題。

1）文件之間缺乏有機聯系。在目前的紙質文件傳輸中，大部分傳輸的是單一的電子證據，無法形成完整的反映文件，這使得文件傳輸缺乏關聯性。

2）文件數據項不完整。雙軌制的實現讓人感覺依賴備份，導致工作交接不規范，元數據丟失。

3）處理移交的效率有限。由于紙質和電子圖片的交付不佳，工作量增加，成本大大降低。

2.5前端控制與全過程監控的矛盾是真實存在的，前端控制與全過程監管存在一定的矛盾。前端管控和全流程監管是基于檔案部門的立場，電子文件從一開始就需要全面處理。

過程管理。但是，也有一些矛盾。如果實行全過程監管，主要是對檔案機構進行管理，不需要對前后環節制定相同的管理方案。但是如果注重前端控制，那么檔案機構就會成為后期被管理的部分，所以對前期進行管理并不難。

3電子檔案管理對策分析

3.1提高對電子產品文件管理的理解、工作責任感和壓力。

電子公文歸檔是各級公文部門和檔案機構面臨的新命題。大數據資源與政府管理環境密切相關，注冊信息資源可以實現科學管理和有效利用。因此，從電子政務、信息化、數據化建設的高度，歸檔工作要在主動適應下升級服務工作，要實現全面小康社區服務的高度，就要深刻認識電子文件歸檔的現實意義和重要作用。電子檔案歸檔是當前大數據資源建設的重要組成部分。大數據資源的建設、開發和利用是信息化水平的核心使命，是貫穿信息化建設流程的主線，是取得實效的關鍵。紙質資源是各類資源的重要載體。大力開發利用電子檔案要有發展眼光。在全面推行政務管理、電子商務企業、自動化辦公等系統的新形勢下，電子公文將成為各級單位制作的兩種形式的公文，進而成為檔案數據資源的重要來源。

3.2與時俱進，探索電子檔案歸檔的新思路和新措施。

一是各行各業領導要高度重視。從政府管理園區建設項目審批、論證和技術研究的實際出發，檔案機構應積極介入每一個階段，確保政府管理文件歸檔的電子政務系統設計，將其作為使管理模塊的電子政務系統完整和完整的必要元素納入計劃。二是主管部門要積極配合，共同努力。也就是說，文件、檔案、聯網等部門在工作中要注意與基礎業務工作的基本關系，同步有機運行，均衡發展。三是檔案機構要積極參與電子政務，自覺參與電子圖片的歸檔保存，確保紙質文件的可持續利用。在電子商務環境下，信息工作與文件工作的界限模糊，檔案管理一體化是發展趨勢。為了保證電子文檔建檔后的可信度、完整性和故事的長期性，必須從電子文檔生成之初就進行控制，如數據項的時效性、背景等。如果檔案機構不主動開展這些工作，也會造成電子文檔后數據不完整，影響數字文檔的真實性、及時性和安全性，造成不可挽回的損失。

3.3開創新局面電子檔案開創管理新局面

一是用發展理念指導紙質文件歸檔。電子文檔歸檔是一個全新的項目，需要以正確的態度和長遠的眼光看待每一個問題。與文獻資料相比，數字文獻對檔案管理設備和人員的科技水平要求更高。此外，隨著信息技術的不斷開發應用和行政管理體系在國內的不斷完善，電子文檔備案管理的方式方法也將不斷發生變化。因此，要用科學發展觀指導電子檔案的實踐，不斷研究新課題、新突破。二是發展協作能力，推進電子文件資料管理。電子文檔歸檔的一個顯著特點是會議管理和管理文件的更緊密結合。

隨著政務管理的深入發展，政府原有的業務環節和運行模式都發生了很大的變化的變化。因此，用于記錄政府活動的文件、文件、表格和程序也將相應改變。它帶來了新的課題，檔案行政管理部門的工作，同時，電子政務系統在我國檔案日常管理中也有許多新的課題。因此，在這種情況下，電子檔案部門應該發現異常并制定相應的措施來解決各個環節的問題。只有做好管理的關鍵環節，才能提升電子政務系統文件管理水平。