20世紀90年代以來，以數字網絡和信息技術為特征的科技革命席卷全球。隨著信息技術的發展和紙質檔案的上線運行，檔案的利用效率大大提高，檔案在時代中的價值得到集中體現。傳統檔案館的數字化升級和電子檔案的大規模生成，在短時間內改變了檔案館的現狀，數字化產品的方興未艾給傳統檔案館帶來了新的挑戰。

檔案數字化的基本精神

1.檔案數字化的含義

檔案數字化是指通過注冊不同載體形式的文件和記錄工具，如計算機輸入(或掃描)、轉換(數據格式)和處理(轉存或刻錄)，將文字、圖像、聲音等數據轉換成0和1的數字序列，然后存儲在磁盤、光盤等物理載體上的過程。紙質檔案經過數字化處理，提高了計算機檢索速度；節省文件存儲空間，緩解倉庫緊張壓力；減少因頻繁使用造成的原始檔案(特別是珍貴檔案)磨損，從而繼續發揮檔案的資金優勢，豐富網上信息資源的內容和數量，加強信息資料的大力開發利用，為檔案開展特色服務創造條件。

2.檔案數字化的內容

目前，在我國檔案機構的檔案中，除了絕大多數檔案資料外，幾乎所有的檔案都還是電子檔案。這種情況極大地制約了電子檔案的利用和信息資源的開發。針對這種情況，當前和今后很長一段時間，為了提高檔案的低利用率，我國檔案數字化的重點是:檔案信息的電視數字化，這既是進一步改變其館藏檔案結構的需要，也是利用網絡技術實現檔案資源共享和檔案數字化建設的重要環節。一般來說檔案數字化的內容有兩個層次。首先，在檔案目錄數字化時代，其目標是建立與目錄相關的數據庫，關鍵是規范檔案的描述和標引，科學選擇檔案目錄的數據庫結構。二是可以對檔案全文進行數字化升級，通過掃描電子詞條，按目錄進行索引，將檔案全文逐頁存儲為圖像文件，或者通過ocR(光學字符技術)識別后以文本格式存儲檔案內容，輔以兩種不同方式的檢索系統數據庫系統。在檔案數字化過程中，需要選擇文件的區域特征，并結合使用這種特定的方法。

3.數字處理的特點

與傳統載體檔案相比，檔案資料主要有以下特點:一是信息的人工讀取。數據是用數字符號記錄的，只有通過包含計算機專用程序將數據解碼成預輸入狀態才能手動讀取。第二，制度高度依賴。數字化加工的管理需要外力計算機系統，所以計算機系統的兼容性非常重要。當生成文件的軟件、運行文件的系統底層以及硬件的升級與原系統不兼容時，需要適應全新系統的部署和轉換，保證文件注冊的可讀性。第三，信息與載體的部分分離。歸檔數據中的信息是流動和**的。而信息載體的分離使得以數字掃描全文形式存在的“文件形式”與通過邏輯關聯連接的“相關元素”分離。

第四，信息的波動性。數字作品載體對信息的“束縛”不復存在，其信息很容易被刪除。此外，新的計算機系統和程序無法解決過時的代碼，因此需要將原始文件遷移到新的科技理想環境中，遷移過程中的信息丟失也不應該避免。第五，存儲信息的密度。檔案數據的存儲密度遠遠高于過去各種人工可讀的信息介質。隨著技術的更新，其存儲密度將不斷加深。第六，整合輔助信息媒體。檔案數據有機地結合了文字、圖形、圖像、聲音等各種信息形式。，使現場再現了當時的組織情況，強化了檔案館對于參與社會的記憶和再現功能。第七，信息的可操作性強。數字化加工信息是動態變化的信息。由于信息的易變性，改變其存在形式更為方便。

數據形成和系統環境

1.數字作品的形成

(1)傳統檔案的數字化過程。計算機技術和網絡技術的廣泛應用，潛移默化地改變了情報工作的客觀物質來源，原始檔案數字化升級成為未來必然趨勢。我國檔案機構以網絡化的形式生成館藏檔案信息已成為信息時代的客觀需要，這是檔案資源進入高速網絡、實現國際資源共享的前提。為了滿足政府和社會對在線文件和檔案信息數據日益增長的需求，一些機構、事業單位和檔案室開始通過電視對傳統載體的文件和目錄進行數字化。常見的方法是掃描電子設備，將原始文件轉換成圖像數據，或者通過光學字符識別(OCR)識別后形成文本文件。通過數字技術，各種數據文件聯網后可以存儲在磁盤和光盤上。

(2)直接數字掃描。數字處理(也稱為電子檔案)是人類生活真實活動的數字記錄，是計算機辦公和信息技術和網絡技術快速發展的直接結果。它將通過電子計算機的運行、傳輸、存儲和利用，進一步改變檔案的面貌和偽環境。數字化工作的全過程不像電子檔案那樣容易記錄。數字檔案的生成、收集和歸檔自始至終都是在計算機上進行的，其形成機制也不再物化。在數字檔案的生成和處理過程中，信息源很容易被刪除。數字處理有不同的編碼格式，每種格式都要用不同的軟件讀寫。例如，有各種文本文件、動態數據庫文件、各種計算機圖像文件、錄音錄像文件等格式。

2.數字化工作的軟件環境

數字檔案館網絡運行中，信息配比合理，空間傳輸即時，可實現遠程信息的實時再現。虛擬網絡的數字化處理必須符合海量信息的歸檔時間和范圍、科技環境、格式文件、監測數據等歸檔要求。，確保數字處理的質量。數字處理載體的特殊性要求運行的外部條件應滿足防塵、防紫外線、抗磁干擾的技術要求。因此，檔案數據信息可以在可靠性好、保密性好、軟硬件兼容的外部條件下利用和保存。數字掃描從網絡傳輸時有多種狀態，常見的形式是存儲在光盤或磁盤中。這種靜態不同于信息上網或相關數據庫的動態形式，表現出數字掃描的非物質性特征。數字化掃描信息在網絡中的檢索、利用和資源整合是一個從一種靜態到另一種靜態的運行或傳遞過程。這種動態發展的傳輸延遲短，空間動態傳輸是其內在運行特征。因此，在網絡中傳輸的數字化工作信息可以看作是靜態和動態的相互轉換。

數字掃描存在的問題及防護

1.未來數字處理的挑戰

(1)數字化工作載體材料面臨的挑戰。

與傳統的電子檔案相比，數字掃描有很多優點，但也有很多缺點，如載體材料存儲時間短，遠遠不能滿足檔案永久或長期存儲的要求。目前，數字作品的信息載體主要包括磁帶、磁盤、光盤等。作為數字掃描網絡運行參數中的靜態形式，它們在信息的網絡傳輸中起著重要的作用。然而，它們在使用和保存過程中會受到各種因素的影響，并以各種形式發生變化。比如載體材料的老化會降低電子檔案的穩定性，直接影響檔案的壽命。對于數字處理來說，其載體的脆弱性使得文件保護和管理成為技術難點。如果磁介質易受人體磁場影響，磁記錄丟失，因此，存放數字處理的倉庫應有磁干擾屏蔽設施；再比如計算機技術的升級，導致無法讀取計算機系統或磁盤或光驅上的原始信息，導致文件價值損失。因此，為了保證數字處理的故事性，往往需要將其轉換為**于任何計算機系統的中間形式或轉換為新的存儲格式；又如，一些存儲的信息載體是不安全的。一旦計算機系統被病毒感染，信息可能會丟失，造成巨大損失。

(2)數字存檔信息的安全方面

數字化工作信息的形成、傳輸、存儲和利用都依賴于計算機系統，如軟硬件代碼、系統分類等。數字化掃描信息容易被刪除，這主要是由于計算機內存芯片、可重寫光盤等存儲載體的可重寫性。數字處理信息和載體的可分離性導致當檔案數據信息被轉移或替換到其他介質時，檔案數據信息可以被改變而不被檢測到。在數字檔案的形成機制中，其內容和形式是**完整的，不僅內部容易發生變化，而且失去了固定的形式。如果相關程序沒有做出特殊要求，數字掃描的修改可以不留痕跡。如果原始信息沒有備份，文件數據信息無法修改后，原始信息將不復存在。如果沒有授予一定的權限，數字處理信息的來源就會受到影響。隨著網絡技術的發展，在線瀏覽海量信息變得更快、更方便。然而，網絡“黑客”經常出現，破譯密碼、修改信息，嚴重危害互聯網安全。互聯網安全已經成為其發展的巨大障礙。因此，需要協調解決分類、訪問權限、信息復制等問題。數字過程文件。用戶身份要通過民意調查確認，相關軟件編程也要考慮只讀取信息不修改信息等技術措施。

2.數字檔案的保護

數字掃描的保護涉及載體保護材料和數字系統保護兩個方面:

(1)載體材料的保護。

①保持適當的濕度。適合光盤等材料長期存放的溫濕度控制是干燥、脫水和恒濕。考慮到物質的特性和瓶頸，理想的儲存條件是溫度20℃，空氣濕度45%。倉儲環境應配備自動控溫恒濕的空調系統，倉庫維護結構應保溫防潮，輔以降濕密封，控制倉庫室內溫濕度。

②防塵。灰塵的影響對數字處理載體的危害更大，會對載體造成物理損傷、化學損傷和生物損傷。要創造條件降低空氣中的粉塵含量，保證機器的清潔度；嚴禁觸摸軟盤讀寫窗口和索引孔；請勿用手觸摸光盤的網絡部分。

③防磁。在數字處理中，電場和磁場對磁盤和光盤材料有明顯的影響。在存儲過程中，數字掃描載體應遠離能形成強磁場的電氣設備。為避免將軟盤與電視錄像機等室內電器存放在一起，*好使用防磁配件存放軟盤。

④機械防振。零件的磨損和振動也會損壞數字工作載體，因此應注意減震和防沖擊。硬盤驅動器應該是平的，以防止振動。驅動器在寫入數據時，不要移動或碰撞工作臺，以免磁頭晃動劃傷磁盤，造成讀寫錯誤。

④防止光和有毒氣體的影響。酸性和還原性有毒氣體會腐蝕和破壞文件載體，導致磁盤損壞和數據丟失；紫外線能量與載體材料的還原反應影響磁記錄的讀寫效果。因此，需要防范強光干擾，避免自然光直接照射軟盤造成損壞。

⑤加強管理和維護。首先，軟盤和光盤應該垂直放置；其次，軟盤的標簽要先寫后貼，不允許用鋼筆或簽字筆寫，以防劃傷。第三，不允許用手直接觸摸燈光和盤面，不允許隨意擦拭或清洗盤面。如果碟片發霉，用蘸有高純酒精的干凈棉絮擦拭碟片外露部分，邊擦拭邊翻轉，然后放在干凈的環境中蒸發干燥。

(2)數字工作信息的保護。

①用戶信息驗證和訪問權限控制。設置數據管理信息系統的用戶安全認證和訪問權限設備控制，避免非法訪問數據管理信息系統，同時控制每個合法用戶在指定的訪問權限內重新操作，降低文件管理信息系統數據被破壞的概率。

②信息加密傳輸和局域網電纜屏蔽。如果文件管理信息系統是內部局域網系統，當登錄文件管理信息系統的用戶代碼、密碼和重要數據輸入移動瀏覽器計算機時，通過互聯網傳輸給客戶端程序的文件注冊應該加密，連接內部計算機局域網的電纜應該得到有效管理和屏蔽，以防止通過網絡傳輸的信息和材料被非法竊取。

③設置審計功能和報警裝置。應能記錄系統中所有涉及文件數據資源的安全操作，并將文件管理信息系統的聲光報警與審計功能相結合，當出現危及被管理文件絕對安全的事件時，自動向維護系統人員觸發報警信息系統。

④網絡病毒的防范。因此，電腦維護人員應及時在服務器和電腦上安裝電腦殺毒軟件，并定期升級，有效降低電腦感染的可能性。

⑤其他安全措施。在全檔案管理信息系統解決方案設計和服務網絡建設過程中，應積極采取輻射能量、火災和水、雷電等因素的危害，采取有效的防范措施，避免災害發生。

⑥建立有效的數字文件備份系統

庫房綜合智能

管理系統

本系統嚴格按照“嚴格、合理、可靠、經濟、完善”和“無人值班、少人值守”的要求進行設計，具體原則如下：

? 系統選型高起點：

★ 技術**性：選用新的專業技術與產品；

★ 系統高可靠性：系統的硬件和軟件均采用技術成熟的產品，平均無故障時間均在20萬小時以上；

★ 系統運行管理方便：軟件系統中文化，操作方便；

★ 設計架構**：系統采用真正的B/S+C/S架構，業內唯一全程WEB支持的監控平臺

★ 技術支持能力強：承建單位技術實力強，服務完善；

★ 系統集成度高：系統完美整合了設備實時監控、運行狀態、數據查詢、深度分析、信息告警等等；

★ 系統交互性好：用戶可通過PC及移動終端實時查詢系統設備的各種參數與狀態，掌握主動權；

★ 系統可擴展性能強：模塊化結構有利于擴容與擴展。

★ 高可靠性保證：系統支持雙機/多機熱備方案，特殊應用沒有后顧之憂；

? 投資少：    系統選型具有高性能價格比。

? 建設時間短：在較短的時間內完成系統的安裝調試。

? 優質的服務：本著“用戶**、服務至上”的原則。

庫房恒溫恒濕智能控制系統：

★  溫濕度：監測檔案庫房內重要區域的溫度、濕度數值及變化情況。 

★  空調： 監測空調的運行狀態，并可實現遠程開關機啟停控制模式并調節溫度閾值及聯動等。

★  除濕加濕一體機： 自動設定一體機濕度，并對一體機運行狀態及內部模塊實時監測。

庫房自動防火防盜報警系統：

★ 門禁管理： 采用進門人臉識別+掌紋識別+刷卡+出門按按鈕的驗證方式，實現對人員出入情況的管理。

★  視頻圖像： 監視庫房的實時圖像，并進行視頻錄像。

★  防盜： 紅外探測器，監測檔案庫房人員活動情況。

★  防火： 煙霧報警測器，監測檔案庫房內的火警情況。

庫房自動消毒滅菌系統：

★  臭氧消毒機  監測臭氧消毒機的運行狀態及參數，并可實現遠程開關機啟停控制。

庫房環境監測系統：

★  漏水監測： 區域式漏水， 米漏水感應繩，監測庫房內除濕一體機以及墻壁四周有無漏水發生。

★  毒害氣體：  監測庫房內部氣體是否毒氣及空氣質量是否超標，并聯動消毒機進行空氣消毒。