歷史文獻(xiàn)管理信息化建設(shè)如火如荼。現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用導(dǎo)致了人類發(fā)展各個(gè)方面的巨大變革。珍貴史料是一種珍貴的數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理將在一定程度上有利于原始檔案的安全性和實(shí)時(shí)性，因此研究可能成為檔案學(xué)領(lǐng)域的一個(gè)關(guān)鍵問題。作為一家重要金融企業(yè)的附屬機(jī)構(gòu)，筆者始終關(guān)注歷史檔案管理工作，自然面臨著歷史文獻(xiàn)資源數(shù)字化的艱巨挑戰(zhàn)。

歷史檔案的管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的普遍性

文獻(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型指的是每一個(gè)企事業(yè)單位都是依托*現(xiàn)代化的信息技術(shù)信息編碼、解碼、還原工具，以計(jì)算機(jī)硬盤、光盤等軟磁介質(zhì)為存儲(chǔ)載體，將注冊(cè)信息從原來的紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字符號(hào)為主要形式的新數(shù)據(jù)管理模式。數(shù)字化處理各種數(shù)字文檔、數(shù)字時(shí)代報(bào)告、數(shù)字時(shí)代圖紙等形式。珍貴的史料是企事業(yè)單位的寶貴資源，歷史管理檔案是企事業(yè)單位管理工作的細(xì)節(jié)。在當(dāng)代信息技術(shù)快速發(fā)展、全面普及的社會(huì)背景下，在實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化的總基調(diào)下，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型可能成為未來檔案管理的趨勢(shì)。

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字時(shí)代歷史數(shù)據(jù)管理的信息承載能力更高，也具有更容易共享、傳播和改變的優(yōu)勢(shì)。檔案管理可以利用信息優(yōu)勢(shì)設(shè)備對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行編輯、瀏覽和存儲(chǔ)，也可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或單位的網(wǎng)絡(luò)信息互通資源進(jìn)行傳輸、瀏覽和共享。這樣，各種檔案資源的可靠性和信息的及時(shí)性將得到進(jìn)一步保證。

但是，“硬幣有兩面”，數(shù)字掃描也要承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。例如，由于紙質(zhì)文件資源載體的磁性，文件在保管中需要特別注意。例如，由于防火墻技術(shù)的不穩(wěn)定性，計(jì)算機(jī)被病毒感染或數(shù)據(jù)庫被黑客破壞等事件發(fā)生的概率也很高。因此，歷史管理檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是檔案工作發(fā)展過程中的重大創(chuàng)新，尤其是在新舊管理思想交替的磨合時(shí)期。檔案基層部門和責(zé)任人必須更加主動(dòng)地參與其中，設(shè)計(jì)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈募n案基礎(chǔ)框架數(shù)字化管理，強(qiáng)化建設(shè)方向，設(shè)計(jì)數(shù)字化管理框架，明確數(shù)字化管理規(guī)則，敲定數(shù)字化管理戰(zhàn)略，形成一體。

文檔實(shí)現(xiàn)管理中的發(fā)展障礙數(shù)字化轉(zhuǎn)型

其他一切永遠(yuǎn)不可能順利無阻。歷史數(shù)據(jù)管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)不斷改進(jìn)、不斷調(diào)整、不斷完善的過程。在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深刻變革時(shí)，在推進(jìn)歷史資料管理智能化的過程中，必須要有“逢山開路的決心和勇氣，遇水搭橋”，對(duì)當(dāng)前管理檔案的實(shí)踐過程進(jìn)行初步研究，總結(jié)、分析并積極解決可能遇到的困難，只有這樣才能*終實(shí)現(xiàn)歷史管理檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和改革；

（一）數(shù)字化管理系統(tǒng)并不完美。

數(shù)字化管理不完善的系統(tǒng)是檔案管理的主要障礙數(shù)字化轉(zhuǎn)型。管理規(guī)章制度和制度標(biāo)準(zhǔn)沒有建立健全，容易產(chǎn)生缺乏必要依據(jù)和指導(dǎo)的歷史文獻(xiàn)數(shù)字化管理，職能機(jī)構(gòu)不清、職責(zé)不清，“依法管理檔案、依規(guī)管理檔案”往往成為一句空話，這些都在一定程度上限制了檔案管理的進(jìn)程數(shù)字化轉(zhuǎn)型，也非常不利于我國文化事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）數(shù)字化管理意識(shí)不夠。

數(shù)字化管理缺乏意識(shí)是管理檔案的關(guān)鍵問題數(shù)字化轉(zhuǎn)型。信息主要來自企事業(yè)單位中的各種相關(guān)功能。但是，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，一線專業(yè)人員在一些相關(guān)職能方面對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)相對(duì)薄弱。他們很少將形成的紙質(zhì)檔案資料及時(shí)上傳歸檔，而是存儲(chǔ)在基層部門或個(gè)人的電腦中，使這些資料處于缺乏各類檔案安全和監(jiān)管的環(huán)境中。由于文件的意外刪除，它們被銷毀是很常見的。甚至有些上傳的數(shù)字化工作資料可能不符合檔案數(shù)字化管理的規(guī)范，會(huì)給專職檔案管理帶來不必要的負(fù)擔(dān)。

（三）數(shù)字化管理設(shè)施不完善。

數(shù)字化管理不完善的設(shè)施是數(shù)據(jù)管理的主要障礙數(shù)字化轉(zhuǎn)型。歷史文獻(xiàn)是管理理論中企事業(yè)單位直接形成的各種基礎(chǔ)資料和記錄，具有一定的價(jià)值信息。數(shù)字化管理設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的必要硬件，在數(shù)字化工作的建設(shè)和管理中起著關(guān)鍵作用。但從數(shù)字處理內(nèi)部建設(shè)的具體實(shí)際來看，企事業(yè)單位對(duì)這方面的投入還不夠重視，一些支撐數(shù)字化升級(jí)珍貴史料管理的硬件還不完善，軟件升級(jí)的應(yīng)用還不到位。這些都給數(shù)字時(shí)代的文獻(xiàn)檔案管理造成了很大的障礙。

具體戰(zhàn)略

歷史文獻(xiàn)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)現(xiàn)是現(xiàn)代信息化推進(jìn)的必然結(jié)果，也是智能信息管理建設(shè)的內(nèi)在要求。通過分析歷史文獻(xiàn)的互聯(lián)網(wǎng)特性，高度提煉和總結(jié)歷史文獻(xiàn)的實(shí)踐基礎(chǔ)數(shù)字化管理，分析和探索轉(zhuǎn)型中遇到的各種問題和不足，科學(xué)設(shè)計(jì)歷史檔案數(shù)字化體系的初步框架，并試圖通過完善歷史檔案體系、優(yōu)化歷史管理檔案環(huán)境、完善檔案管理人員素質(zhì)等有效措施，豐富和完善檔案管理信息化的理論基礎(chǔ)，從而加快史料管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

加強(qiáng)監(jiān)管體系建設(shè)。

完善治理機(jī)制是加速歷史數(shù)據(jù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一步。數(shù)字掃描的出現(xiàn)是現(xiàn)代檔案管理的必然結(jié)果。隨著企事業(yè)單位智能化管理的逐步完善，數(shù)字文檔和檔案逐漸取代電子檔案，成為檔案領(lǐng)域的“主角”，檔案系統(tǒng)也要相應(yīng)地進(jìn)行修訂和完善。歷史檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，立足本地企事業(yè)單位具體情況，構(gòu)建相對(duì)規(guī)范完善的歷史數(shù)據(jù)數(shù)字化管理機(jī)制:

做好頂層設(shè)計(jì)。

史料數(shù)字化管理意義深遠(yuǎn)。督促這項(xiàng)工作之前，要充分實(shí)地走訪平行單位，預(yù)測(cè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型可能遇到的問題，從意義、作用、重點(diǎn)、路徑等方面進(jìn)行探索。，從而引導(dǎo)歷史檔案管理的服務(wù)導(dǎo)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

提前設(shè)計(jì)制度基礎(chǔ)。

做好歷史文獻(xiàn)管理的信息系統(tǒng)框架頂層設(shè)計(jì)，將數(shù)字化轉(zhuǎn)化文獻(xiàn)和檔案資源的收集、整理、歸檔、保管等一切事務(wù)納入數(shù)據(jù)管理程序，確保相關(guān)單位和工作者能夠明確數(shù)字化時(shí)代歷史文獻(xiàn)的種類、歸檔標(biāo)準(zhǔn)和范圍，從而更好地承擔(dān)起自己的責(zé)任，保障數(shù)字技術(shù)珍貴史料的時(shí)效性和安全性。

制度管理細(xì)則。

對(duì)歷史檔案數(shù)字化建設(shè)的職責(zé)、時(shí)間、過程、評(píng)價(jià)等做詳細(xì)規(guī)定，為如何精心組織、歸檔、備份提供主要依據(jù)和指導(dǎo)。

重視組織環(huán)境建設(shè)。

環(huán)境是實(shí)現(xiàn)歷史檔案管理的強(qiáng)大硬件數(shù)字化轉(zhuǎn)型。數(shù)字化珍貴的時(shí)代史料是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展中涌現(xiàn)出來的新生事物。注重網(wǎng)絡(luò)化珍貴歷史數(shù)據(jù)環(huán)境的優(yōu)化和維護(hù)，勢(shì)必與以往的管理檔案相去甚遠(yuǎn)。大數(shù)據(jù)的珍貴歷史數(shù)據(jù)多以光盤、磁盤、硬盤等記錄介質(zhì)為載體。雖然它比紙介質(zhì)更安全，但由于其相對(duì)復(fù)雜的物理和化學(xué)性質(zhì)，它也有一些需要注意的保護(hù)點(diǎn):

物理空間。

數(shù)字化歷史數(shù)據(jù)的管理對(duì)于長(zhǎng)期存儲(chǔ)是嚴(yán)格的，因此需要嚴(yán)格限制檔案的溫度和濕度，特別是要防止強(qiáng)磁干擾，從而保證倉庫的適宜溫度。

載體環(huán)境。

我們可以通過招標(biāo)采購數(shù)字化工作設(shè)備的管理，按照數(shù)據(jù)文件的模式，沉淀智能密集架、目錄架、電腦數(shù)字掃描、打印紙、打印機(jī)、電影機(jī)等建設(shè)運(yùn)營所需的設(shè)備設(shè)施。

軟件配置。

公開購買、使用并定期更新檔案管理軟件，建設(shè)數(shù)字化掃描基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，同時(shí)注重安全意識(shí)，重視檔案管理人員身份識(shí)別和密鑰管理，安裝正版防護(hù)軟件和網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，避免數(shù)字化過程中歷史數(shù)據(jù)資源因感染或黑客攻擊而遭到破壞，全力保障大數(shù)據(jù)歷史登記信息在傳輸和運(yùn)行過程中的安全。

提高文件管理質(zhì)量信息素。

人員是實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)管理的人力保障數(shù)字化轉(zhuǎn)型。從層面上看，珍貴史料數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的任務(wù)復(fù)雜而繁重。要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化戰(zhàn)略*大化，必須進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn):一是必須提升檔案信息化人員的職業(yè)道德。以我們單位為例。作為一家金融機(jī)構(gòu)下屬的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，我們的人員接觸到的一些珍貴史料都與行業(yè)領(lǐng)域有關(guān)。檔案管理工作要不斷補(bǔ)充和豐富自己的金融專業(yè)知識(shí)，為*大限度地完成檔案數(shù)字化管理任務(wù)提供幫助。企事業(yè)單位被管理人應(yīng)著力打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，為檔案管理的學(xué)習(xí)和提高提供機(jī)會(huì)。根據(jù)情況，應(yīng)采取一些激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)和喚醒檔案管理者內(nèi)在的履職熱情，鼓勵(lì)他們投身數(shù)字化掃描建設(shè)的洪流。

珍貴的史料是人類生活的集體“記憶”，歷史檔案管理工作屬于單位一切事務(wù)的細(xì)節(jié)之一。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和信息技術(shù)發(fā)展的穩(wěn)步提升，數(shù)字化管理手段已主要應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，檔案部門和人員必須努力管好局面，推陳出新，積極迎接挑戰(zhàn)。