隨著計算機技術的發展，信息技術得到了廣泛的應用。在工程單位檔案信息化中，檔案管理的手段、方法和流程也發生了重要變化。與傳統的紙質信息管理相比，電子文檔具有一定的優勢，兩者之間存在較大的差異，導致了文件管理形式的差異。如前所述，本文進行了精準的分析和探索，通過對比電子圖片和電子文件與指標的差異，為鋼結構行業支持信息化奠定了基礎。

一、數字文件和檔案信息的特點

紙質文件是借助電子計算機的識別、處理和存儲功能，由紙質文件轉換而來，在互聯網時代可以傳輸，通常以文件為單位。目前，電子文本的重要載體包括硬盤、光盤、磁盤等。因此，電子文本中的系統記錄打破了源文件的弊端，具有載體選擇多樣化、存儲簡單、速度快、容納度高的特點。然而，電子圖片也有一些缺點。例如，紙質文件在新媒體環境中的使用安全性可能會受到威脅。如果管理不到位，數據文件可能會被竊取、篡改和擦除。此外，電子文本文件的制作也需要一定的科技含量，對管理員的專業能力和使用現代辦公工具的能力要求相對嚴格。信息是以紙為載體記錄信息，以文字說明的方式記錄與活動相關的基礎材料。信息文件的顯著特點是易于識別、對存儲形式的理解更全面、保質期長等。但由于紙質載體的影響，電子檔案材料存在潮濕、易燃、老化等弊端，使得紙質檔案管理者的工作難度很大，導致文字模糊、檔案損毀等現象時有發生，檔案的價值無法充分發揮。

二.工程單位紙質文件與電子文件的對比分析

（一）檔案收集和歸檔的方式差距很大。在建設項目中，電子工作資料的歸檔方法不同于檔案。首先，在如何形成電子文件和檔案、相關加密數據、信息認證、驗證機制、加密處理等方面。應隨時進行。信息安全系統完善，確保不會有信息、攻擊等。在建筑文件傳輸過程中，原始檔案接收人接收檔案時的信息類別準確、真實。歸檔信息在收集歸檔時相對直觀，通過施工工作直接整理記錄。相比之下，電子文件和資料的要求更加嚴格，不僅對文件格式和載體有具體要求，對文件讀取方式和相關操作系統也有一定限制。因此，電子檔案與電子文件數據管理的區別也體現在載體的不同上。相對而言，電子檔案經過收集歸檔后，作為憑證的真實性辨別能力更強，性價值更高。由于電子文本不能更改或偽造，憑證的說服力較低。

（二）文件識別組之間有很大的差異。電子文件資料的識別主要是為了保證其在后續建筑活動中具有較強的實用性和指導意義，盡量少保留工程信息、施工合同和施工展示過程、工程驗收資料等核心數據。而且，鑒定工作的性質包括信息是否為電子文本格式，文書所涉及的文件內容有保存價值的時間有多長，電子文書的呈現技術是否能夠反映文件的真實內容等。主要任務是在建設中從眾多的商品流中選擇有價值的文件內容。鑒定方法包括電子文件信息真實性檢測、閱讀模式檢測、計算機病毒檢測和信息準確性檢測。在電子檔案鑒定活動中，應首先明確檔案價值鑒定標準和檔案管理期限表。拒絕并銷毀收集的無用文件或已失去保存價值的文件。信息與電子文件鑒定業務的主要區別在于鑒定地點，其中在監理公司主要鑒定來源、內容信息、特征形式、是否具有相對價值、效益標準評價等。

（三）歸檔和分析過程中的差異。在工程單位中，電子移動文件和材料的信息和載體可以分離，因此文件實體的分類可以用概念分類來代替。電子檔案集中整理是一種典型的實體標準分類，通過單行整理規則，對檔案信息進行人工管理，實現檔案按檔案的主要項目類型、年代或類別在房間內有序整理。信息管理中的文件分類是一項繁重的任務。為了保證文件檢索和查詢的效率，外包單位必須花費精力整理文件的類型。電子文件歸檔整理的特點是按照關鍵字或時間對收集到的文件數據進行快速、有效、全方位的整理和排序，通過通訊設備和工具軟件系統更加集成化、智能化。而且，存儲紙質文檔文件的磁盤等設備也可以采用簡單的分類方法，不會干擾磁盤中存儲文件的排序。行政人員需要選擇不同的需求進行自動技術檢索，并自由靈魂排列組合，從而形成建筑物所需的檔案記錄。

（四）檔案保管方式上的差異。在建筑行業中，紙質文件檔案和電子文件檔案保管在環境要求和方式上存在較大差異，電子文件檔案在室內存放的溫度不應低于14℃或高于24℃。相對溫度在50%左右。但紙質文件的磁盤存儲環境一般不低于17℃，不超過20℃。如果存儲在云主機中，對真實場景有額外的要求，只有對安全性能和保密性的嚴格要求。此外，磁場還會影響電子圖片文件的磁盤，所以在保存磁盤時，要整體考慮磁效應，盡量避免出現消電現象，存儲載體要遠離磁場，放置在抗磁性效果好的金屬球中，避免載體因強烈震動而損壞。另一方面，質量檔案一旦形成，就不容易將記錄的文字與載體分離，這是一種靜態的實體存儲方式。而電子圖片可以將載體從文件內容中分離出來，并具有修改和刪除的功能，是一種實時動態的存儲方式。此外，隨著信息技術和數據庫應用的發展，電子文檔的存儲方式也逐漸從磁盤載體轉變為云存儲服務器，以節省相關管理成本。

（五）文件利用過程的差異。工程單位經常發生各種維護或接線項目，需要檢索文件和記錄。對于檔案信息，需要經過相關的審查和貸款程序，然后需要原始文件或打印文件。所有文件內容都可以肉眼識別，具體細節需要自己搜索。在使用數字文件的過程中，首先電子文件管理中心或人員要核對檢索到文件的單位、機構或個人的身份，無誤后再確定訪問權限。只有得到管理人員的許可，才能檢索和讀取文件。但電子文件的閱讀方式與電子檔案不同，需要使用計算機硬件和辦公軟件實現可視化參考。與電子檔案的閱讀方式相比，它不受地理因素和時間的限制，然后可以通過互聯網進行查詢和檢索。但從*安全使用各類信息的角度來看，紙質文件的保密性更強，通常采用加密數據、私鑰技術、身份認證技術等作為保障措施。

如上所述，紙質文件和檔案信息具有不同的信息載體，基于它們各自的特點，有兩種管理檔案的方法，它們有很大的不同。然而，在當前的信息社會中，計算機技術電子文檔數據管理的應用是工程單位和市場發展的總趨勢。電子文件雖然有一定的優勢，但在數據共享的封閉環境下，數字文件更容易被接受，更大程度上簡化了文件管理流程，提高了數據管理水平。因此，在未來管理檔案的演進中，電子文件的安全性應該得到充分保障。