該項目通過更換檔案室人工密集柜機，安裝智能密集柜，旨在將檔案借閱、利用、保密從傳統(tǒng)的實體檢查向智能控制、網(wǎng)絡化管理模式轉變，以檔案室智能控制系統(tǒng)為平臺，結合內蒙古電力科學研究醫(yī)院檔案室?guī)旆抗芾淼奶攸c，構建符合檔案室?guī)旆抗芾戆l(fā)展路徑的智能服務管理模式，打造技術**的檔案密集柜。該系統(tǒng)的應用可實現(xiàn)登記信息、文件定位信息的快速搜索、文件密集上架全過程超高質量語音播報、液晶屏智能控制、文件數(shù)據(jù)資源和信息系統(tǒng)的全文數(shù)字化處理，實現(xiàn)條形碼技術存取的操作方式，全面提升文件查找、借閱、存儲和利用的效率和質量。

研究簡介

1.1研究目的

隨著醫(yī)院檔案數(shù)量的不斷增加，現(xiàn)有倉庫面積不足，智能集中柜以傳統(tǒng)自動化模式運行，能夠滿足檔案合理有序存放的存儲和存取需求。項目運營的主要目的是通過改造完善文物庫房，結合內蒙古電力科學研究醫(yī)院檔案庫房管理的特點，構建符合檔案庫房管理發(fā)展目標的智能化管理模式。文物庫房的人工集約化柜體管理是主體，多種管理形式與高效、人性化管理相結合。軟件用于實現(xiàn)紙質實體檔案的中文文檔、書架管理、位置定位、檔案保護和安全保護，可以為用戶簡單直觀地借閱和使用提供準確的信息和詳細的檔案。也為電力局及其主管部門文物倉儲企業(yè)的智能化和建設提供了樣板參考。

1.2研究范圍

1.2.1充分利用新檔案室的容量，設計一個原理合理的智能貨架活動團隊，將手動、電動、電腦控制集成到已安裝貨架的操作中。

1.2.2采用更科學合理的方法在原倉庫智能搭建人工文件架，無法實現(xiàn)防磁柜的全部功能。

1.2.3建檔倉智能管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案借閱利用和保密從傳統(tǒng)的實體咨詢向智能服務實體運營和網(wǎng)絡化管理模式的轉變。

1.2.4實現(xiàn)紙質實體檔案的數(shù)字化編碼管理，實現(xiàn)檔案的無序存儲和有序管理。

1.2.5開發(fā)文件柜管理系統(tǒng)，實現(xiàn)貨架管理、中文文獻、安全設計、文件保護、位置定位、遠程控制等功能。

1.2.6將內蒙古電力科學研究辦公系統(tǒng)和綜合檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可靠、完整、安全地導入文物倉庫智能管理系統(tǒng)。

1.3預期結果

1.3.1完成科技文物庫房密架智能化建設，實現(xiàn)科技檔案與文書檔案庫房分離。

1.3.2完成文書檔案倉庫智能集約化柜的智能化改造。

1.3.3建立功能全面、功能合理、操作簡便的檔案智能化時代管理系統(tǒng)。

1.3.4完成檔案信息條碼編碼規(guī)則設計，實現(xiàn)檔案查詢、歸還、借閱、利用的條碼管理。

研究依據(jù)和方法

2.1標準依據(jù)和規(guī)定

①《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》（檔發(fā)［２００１］６號）；②《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T３１—２００５）；③《電動密集書架技術條件》(GB/T

1366

7.4—2013年)；④包括計算機安全和維護管理(GB/T14394-200

8）.

2.2研究思路

根據(jù)文物庫房內手動文件柜的特殊結構，實行機器替代，充分利用新增文物庫房的容量安裝防磁柜，手動文件柜應滿足牢固、安全和易用的要求。利用計算機、計算機網(wǎng)絡、條形碼等**技術開發(fā)文物倉庫管理系統(tǒng)智能化，功能需求充分考慮上海電力檔案館庫房管理的特點和具體要求，按照強制性標準將科技檔案與文書檔案倉庫科學分離，但數(shù)據(jù)要共享。

研究思路

檔案室智能化管理系統(tǒng)。新安裝重新設計的檔案貨架通過檔案柜智能控制的方式配備貨物管理管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案文件的項目級管理、檔案臺帳管理、庫房及檔案柜內外濕度顯示、超限報警的管控。重點發(fā)展涉密文件管理、利用、保護等綜合監(jiān)控功能。

3.1主流技術內容

3.1.1倉庫智能柜數(shù)字化改造。

(1)手動智能集中柜技術改造，將原有12列手動智能集中柜改造為簡易智能集中柜。

②安裝一套10個智能直列式智能密集型機柜，合計約71m3。

3.1.2智能控制技術。管理系統(tǒng)采用智能控制方式，具備貨架管理、中文文獻、基礎安全、檔案保護、位置定位、遠程控制、良好人機對話界面等功能，實現(xiàn)檔案文件管理綜合管理、利用、保護、倉庫及檔案柜內外濕度、溫度標準、紅外個人安防、室內自動照明、煙霧報警等智能化時代。

3.1.3雙向通信技術。系統(tǒng)主控制臺和集中柜的固定立柱液晶屏具有雙向通信設備控制。主控室將訪問電子文件的信息發(fā)送至各列智能集中柜終端，在各列相關屏幕上清晰顯示，并發(fā)出提示信號。

3.1.4數(shù)字代碼技術管理。用條形碼掃描儀掃描附在檔案袋上的條形碼，文件密集架會自動打開，并在架上顯示你要找的文件的列號、節(jié)號、層號。擱板上的發(fā)光二極管指示燈將顯示開啟和語音指令。通過紙質實體檔案的數(shù)字化編碼管理，可以實現(xiàn)檔案的無序存儲和有序管理。

3.1.5數(shù)字化過程檢索技術。根據(jù)文件編號、文件類別號、文件標題、文件編號、關鍵字等查找條件，通過位置信息、語音播報、系統(tǒng)控制等技術，對文件進行及時查找定位，使文件訪問更加方便快捷。

3.1.6安全控制技術。利用自適應防擠壓安全功能，智能人體可以檢測并記住貨架上人員的情況，保證人員和設備的安全。

3.2同步數(shù)據(jù)導入、轉換和交互3.2.1辦公系統(tǒng)中文賬冊、39065卷（件）會計檔案和40459卷內蒙古電力科學研究醫(yī)院綜合檔案管理系統(tǒng)科技檔案的數(shù)據(jù)完整、完整、安全地直接導入新系統(tǒng)，數(shù)字檔案得到有效利用。

3.2.2規(guī)范79，524卷（件）檔案目錄的處理，包括目錄信息提取、目錄人工整理、目錄子數(shù)據(jù)庫、目錄整理排架等。根據(jù)年份-分類號-序號，確定數(shù)字碼的分類規(guī)則。收集10000多箱檔案數(shù)字碼和位置碼導入數(shù)據(jù)庫，符合數(shù)字碼編碼規(guī)則的現(xiàn)場信息直接轉換。有效利用掃碼機的讀取技術，滿足檔案實現(xiàn)智能化、實現(xiàn)跨平臺產品數(shù)據(jù)交換的需求。

3.2.3SQLServer，采用Oracle大型關系數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)傳輸，有系統(tǒng)備份和恢復計劃，會記錄用戶的每一步，并保留完整的日志。

3.3智能施工

3.3.1密集機架系統(tǒng)的結構。文物倉庫檔案架系統(tǒng)由檔案架、密集柜控制系統(tǒng)和智能密集柜遠程管理系統(tǒng)組成，實現(xiàn)密集柜狀態(tài)監(jiān)控、架位轉移控制、檔案存取管理等功能。

3.3.2檔案智能控制系統(tǒng)文物庫房智能控制系統(tǒng)主要具有智能密集架遠程監(jiān)控、溫濕度智能管理、燈光效果控制、智能密集柜開架控制、實物檔案查詢、安全設計控制等功能。，通過觸摸屏實現(xiàn)方便友好的自然交互。

3.3.3文物倉庫的智能化管理系統(tǒng)。智能檔案室管理系統(tǒng)是電密集柜管理系統(tǒng)的輔助控制，與智能密集架連接，實現(xiàn)快速架體運行監(jiān)控和架體控制等功能。該系統(tǒng)還可以**運行，可以快速、準確、實時、有效地控制系統(tǒng)，任何新功能都可以靈活擴展，而不影響功能的正常使用。提供多終端組網(wǎng)開發(fā)接口規(guī)范，可以實現(xiàn)與用戶現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的平臺接入。圖1是檔案智能管理系統(tǒng)的界面圖。

3.4文物庫房數(shù)字化管理平臺基本功能檔案室智能技術管理系統(tǒng)采用智能控制模式。

它具有貨架管理、中文文獻、保護與安全、文件保護、位置定位、手機遠程等功能。，實現(xiàn)了物理文件文件管理的利用和保護。

4.1借閱利用查詢功能。檔案可以通過文件號、文件類別號、文件標題、數(shù)字代碼、LED屏幕等5種搜索時間進行搜索。結果顯示，對應幾列、幾層、幾段，有提示音。計算機檢索和查詢的應用可以為借閱用戶提供準確的信息和詳細的檔案參考標準。圖2條碼查詢，用條碼掃描條碼號，自動打開文件密集柜門，并給出語音指令。通過紙質實體檔案的數(shù)字化編碼管理，可以實現(xiàn)檔案的無序存儲和有序管理。圖3LED屏查詢，主控系統(tǒng)與智能集成柜固定柱多媒體觸摸具有雙向調用功能，主控制臺將文件存/取信息傳輸至智能集成柜終端各柱，檔案員可通過頁面提示信號選擇*佳存取方式。

4.2存檔、借出和歸還。通過管理系統(tǒng)，可以錄入檔案，整理查詢借款信息，如借款人、借款時間、歸還記錄等。采用條碼技術接入的操作方式，檢索定位準確，保障了機架電氣和操作人員的安全。

3.5系統(tǒng)維護管理通過后臺文件庫房管理實現(xiàn)開發(fā)、維護和管理，這是基于全文查詢管理系統(tǒng)的實際數(shù)據(jù)交互，具有倉庫設置、權限管理、信息轉換和批量導入導出、權限管理、日志管理等功能。

3.5.1倉庫設置。倉庫分為兩個倉庫；**個倉庫是科技文物倉庫；第二個倉庫是文書檔案倉庫；兩個倉庫實現(xiàn)了隔空互控。

3.5.2權限管理.權限管理可用于管理用戶、管理模塊以及借閱和專業(yè)維護的數(shù)據(jù)整理。

3.5.3數(shù)據(jù)轉換和批量導入。①實體文件代碼。②建立實體文件的目錄級數(shù)據(jù)庫。③向條碼數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)輸入10000多箱文件數(shù)字碼、位置碼數(shù)據(jù)和信息。

3.5.4系統(tǒng)管理。

3.5.5日志管理。

結論和建議

4.1結論

通過檔案室管理系統(tǒng)智能化時代的建設，檔案的利用和存儲已經(jīng)從實體管理系統(tǒng)向智能化趨勢和智能化管理模式轉變。檔案館智能開發(fā)管理系統(tǒng)采用智能控制模式，集手動、電動、自動操作于一體。它具有中文文獻、貨架管理、位置定位、文件保護、條形碼存取、安全設計、遠程控制等功能。具有美觀的人機對話界面，實現(xiàn)了文件文件管理的高度智能化綜合管理、利用和保護。

4.2條建議

醫(yī)院綜合體4.2.1內蒙古電力科學研究智能化檔案管理系統(tǒng)，原有辦公平臺檔案管理系統(tǒng)和文物倉庫管理系統(tǒng)需要系統(tǒng)對接和跨終端客戶數(shù)據(jù)交換，需要研發(fā)記錄接口。

4.2.2執(zhí)行文物倉庫控制系統(tǒng)的更新計劃，定期將導入的新歸檔材料的元信息從原檔案管理系統(tǒng)轉換為條形碼，整理條形碼，并在后臺數(shù)據(jù)庫中進行補充，確保數(shù)字歸檔的連續(xù)性和內容的準確性。

4.2.3進一步開發(fā)檔案可視化管理平臺，完善系統(tǒng)功能，提升和拓寬平臺服務相關能力。

檔案密集架：

結構:移動密集柜和固定夾為框架幕墻結構。由20毫米×20毫米方形鋼軌、3.0毫米底盤、3.毫米復合立柱、1.0毫米貨架、3.毫米側板、1.0毫米門板、旋轉機構、防震裝置、防墜落裝置、制動裝置、防塵防鼠裝置等組成。

選材:除底盤、軌道、熱軋鋼材外，其余均為寶鋼(或鞍鋼)鍍鋅鋼板，斷面類型、機架寬度、機架高度、層數(shù)、排數(shù)可根據(jù)用戶需要選擇。

軌道有三種類型:地面型、斜板地面型和嵌入式。預埋軌道預留槽底的水平偏差應小于1毫米，軌道全長范圍內的偏差不應大于4毫米。框架安裝的水平度控制**到1毫米，實現(xiàn)水平、水平和垂直。底組一般可分段移動，加工精度高，對接互換性好，分段范圍廣，運輸、施工、安裝方便。

旋轉機構采用精密滾子鏈和軸承。傳動靈活流暢，手輪采用新型柔性內置轉盤輪，電腦數(shù)控系統(tǒng)制作的凹凸板面板更加實用、實用、美觀。

每列列車均配有手剎機構，側列配有鎖，進出安全方便。每排觸頭都裝有緩沖和密封件，頂部有防塵板，底部有防鼠裝置，因此具有良好的防塵、防鼠、防潮、防火和防震性能。移動密集柜各部分表面經(jīng)過嚴格脫脂、酸洗、磷化九道工序，采用靜電啞光噴塑處理，耐強環(huán)境酸，涂層牢固細膩美觀。

智能密集架：

智能密集架由底盤和導向方鋼組成的地軌組成，根據(jù)安裝空間的使用情況可分為面式、嵌入式和加強橋式。

底盤采用大梁等薄鋼板、橫檔、柱座等。并且是具有良好剛性的不可拆卸結構。

框架由立柱、隔板、面板、掛板、頂板等組成。為插入式軟鉚釘鉚接結構，可拆卸。

聯(lián)動裝置由手柄鏈、電機、減速器、電磁離合器、后輪軸、鐵輪等組成。

檔案密集柜手動:手柄-z2鏈輪-z48、Z13雙鏈輪-前軸鏈輪驅動軸旋轉-兩個滾軸鏈輪-滾軸旋轉-滾軸驅動四個滾軸同步旋轉-集中柜移動。在手動操作中，電磁離合器電源關閉并斷開，換檔鏈輪空轉。

電動，電腦控正時:電機-減速器-齒輪-半軸中間鏈輪-驅動軸轉動-兩個輥軸鏈輪-輥軸轉動-輥軸帶動四個輥同步轉動-密集柜移動，此時手柄（除手柄外）與驅動軸之間的所有密封使工作保障人員。

電動檔案密集柜結構由控制部分和機械部分組成。

控制和機械的主要部分分為:

1、驅動:臺式電腦、液晶顯示器、軟件、連接線、控制主板、控制板、電機板、按鍵板、通訊板、紅外板。

2、機械機構:地軌、底盤、車架、變速箱。

庫房綜合智能

管理系統(tǒng)

本系統(tǒng)嚴格按照“嚴格、合理、可靠、經(jīng)濟、完善”和“無人值班、少人值守”的要求進行設計，具體原則如下：

? 系統(tǒng)選型高起點：

★ 技術**性：選用新的專業(yè)技術與產品；

★ 系統(tǒng)高可靠性：系統(tǒng)的硬件和軟件均采用技術成熟的產品，平均無故障時間均在20萬小時以上；

★ 系統(tǒng)運行管理方便：軟件系統(tǒng)中文化，操作方便；

★ 設計架構**：系統(tǒng)采用真正的B/S+C/S架構，業(yè)內唯一全程WEB支持的監(jiān)控平臺

★ 技術支持能力強：承建單位技術實力強，服務完善；

★ 系統(tǒng)集成度高：系統(tǒng)完美整合了設備實時監(jiān)控、運行狀態(tài)、數(shù)據(jù)查詢、深度分析、信息告警等等；

★ 系統(tǒng)交互性好：用戶可通過PC及移動終端實時查詢系統(tǒng)設備的各種參數(shù)與狀態(tài)，掌握主動權；

★ 系統(tǒng)可擴展性能強：模塊化結構有利于擴容與擴展。

★ 高可靠性保證：系統(tǒng)支持雙機/多機熱備方案，特殊應用沒有后顧之憂；

? 投資少：    系統(tǒng)選型具有高性能價格比。

? 建設時間短：在較短的時間內完成系統(tǒng)的安裝調試。

? 優(yōu)質的服務：本著“用戶**、服務至上”的原則。

庫房恒溫恒濕智能控制系統(tǒng)：

★  溫濕度：監(jiān)測檔案庫房內重要區(qū)域的溫度、濕度數(shù)值及變化情況。 

★  空調： 監(jiān)測空調的運行狀態(tài)，并可實現(xiàn)遠程開關機啟停控制模式并調節(jié)溫度閾值及聯(lián)動等。

★  除濕加濕一體機： 自動設定一體機濕度，并對一體機運行狀態(tài)及內部模塊實時監(jiān)測。

庫房自動防火防盜報警系統(tǒng)：

★ 門禁管理： 采用進門人臉識別+掌紋識別+刷卡+出門按按鈕的驗證方式，實現(xiàn)對人員出入情況的管理。

★  視頻圖像： 監(jiān)視庫房的實時圖像，并進行視頻錄像。

★  防盜： 紅外探測器，監(jiān)測檔案庫房人員活動情況。

★  防火： 煙霧報警測器，監(jiān)測檔案庫房內的火警情況。

庫房自動消毒滅菌系統(tǒng)：

★  臭氧消毒機  監(jiān)測臭氧消毒機的運行狀態(tài)及參數(shù)，并可實現(xiàn)遠程開關機啟停控制。

庫房環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)：

★  漏水監(jiān)測： 區(qū)域式漏水， 米漏水感應繩，監(jiān)測庫房內除濕一體機以及墻壁四周有無漏水發(fā)生。

★  毒害氣體：  監(jiān)測庫房內部氣體是否毒氣及空氣質量是否超標，并聯(lián)動消毒機進行空氣消毒。