檔案管理工作是為黨中央婦女事業(yè)發(fā)展服務(wù)的。檔案的真實(shí)性、完整性、合法性關(guān)系到檔案的生存，關(guān)系到歷史進(jìn)步的真實(shí)性、可靠性，關(guān)系到人類的科學(xué)原則社會發(fā)展史。因此，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作。

收集

收集過程是文件和檔案歸檔整理的開始。是歸檔單位在職責(zé)活動中形成的檔案、登記的和其他書面材料的整理，在內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、完整的情況下，應(yīng)作為文書檔案保存。

（一）歸檔文件收集的來源和范圍

檔案文件由備案單位在其職能活動場所形成，主要是通過對本機(jī)關(guān)形成的文件，以及上級單位、直接作者和與其活動自由相關(guān)的非附屬機(jī)關(guān)移交的文件、檔案進(jìn)行歸檔。

（二）歸檔文件收集的質(zhì)量要求

1.備案文件必須是辦理登記手續(xù)的紙質(zhì)文件。正在處理或需要補(bǔ)充的文件不能歸檔。

2.歸檔的文件必須能夠作為各種文件和資料文書檔案保存。必須是紙質(zhì)等有參考價值且只適合文書檔案的質(zhì)量文件。

安排

存檔文件整理是指裝訂、分類、排列、編號、編目和包裝存檔文件使其有序排列的過程。整理應(yīng)遵循的原則是:遵循文獻(xiàn)的形成規(guī)律，保持文獻(xiàn)之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，促進(jìn)保存和利用。

裝訂

這是綁定歸檔文件的**步。通過這一步，可以在物理上建立歸檔文件的*小單位——“片”。以“件”為單位裝訂時，應(yīng)做好以下工作:

1.首先，將文件排列在“包”中。

2.對于大于A4型的文字材料紙張規(guī)格，如報表、圖紙等，應(yīng)根據(jù)A4型紙的尺寸進(jìn)行折疊，但要注意盡量減少折疊程度。折痕應(yīng)在文件和圖表之外，并應(yīng)取右邊緣線。

3.裝訂前，對不符合要求的文件和資料進(jìn)行必要的整理。其主要職責(zé)包括:修復(fù)損壞的文件；復(fù)制手寫的模具和褪色的文件；清除易生銹的金屬原始裝訂文件。

分類

檔案文件的分類是指檔案文件在整個氏族中的實(shí)體分類，即根據(jù)其他來源、時間和形式創(chuàng)新的異同，將檔案文件分為層次、層次和類別，構(gòu)成一個系統(tǒng)的過程。

1.每年的分類

年度分類制度是將歸檔文件按照形成和編寫的年份進(jìn)行分類。是目前應(yīng)用*廣泛的分類依據(jù)。

2按儲存期分類

保留期分類制度是根據(jù)檔案法規(guī)實(shí)施的不同保留期對同一年度的檔案文件進(jìn)行分類，即將同一年度的檔案文件分為永久（50年以上）、長期（15~50年）和短期（15年以下）三個保留期。

3.按組織分類（問題）

組織（問題）分類體系是指組織文件按照其形成或承擔(dān)組織（問題）進(jìn)行分類。這種分類方法的本質(zhì)是根據(jù)組織的功能性質(zhì)或文檔中描述的問題來設(shè)置類別。分類方案是歸檔文件分類的基礎(chǔ)。分類方案確定后，同一個整體家庭要保持分類方案穩(wěn)定。

排列

《歸檔文件整理規(guī)則》指出:“歸檔的文件要放在分類方案的*低一類，按照原因的組合時間和重要性排列，會議通知、分析報告等全套文件可以集中整理。”

《歸檔文件整理規(guī)則》指出:“歸檔文件要按照分類方案和排列順序逐一編號，文件首頁上方空白處要加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)內(nèi)容。在歸檔章中，可以單獨(dú)設(shè)置整箱號、年份、保存期限、零件號等必要項(xiàng)目，也可以設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選項(xiàng)。”

編目

編目是整理歸檔文獻(xiàn)資料的重要措施之一，也是其他編目工作的出發(fā)點(diǎn)和基礎(chǔ)。檔案根目錄的編制實(shí)現(xiàn)了檔案文件從一級文獻(xiàn)向二級文獻(xiàn)的初步轉(zhuǎn)化，為檔案存儲、鑒定、檢索統(tǒng)計(jì)和編研等深入工作提供了需要。檔案根目錄一定要根據(jù)分類整理的結(jié)果逐一編制，才能全面系統(tǒng)地揭示檔案文件的全貌。歸檔根目錄由三部分組成:歸檔根目錄封面、歸檔文件排序說明和歸檔根目錄，歸檔根目錄應(yīng)記錄在案。

包裝

歸檔文件的打包是指將歸檔文件按照房間零件號順序打包到檔案袋中，并填寫檔案袋封面、箱脊、編制表的內(nèi)容。

保存和使用

依法利用檔案是檔案價值和意義的重要體現(xiàn)，是人類在堅(jiān)定和幸福時代進(jìn)步的動力源泉，是挖掘全社會科學(xué)能力的基礎(chǔ)。

安全管

1.建立合格的檔案倉庫。文物庫房面積應(yīng)滿足管理檔案的財(cái)務(wù)共享，并有一定的預(yù)留空間。文件架其他指標(biāo)均符合中華人民共和國GB/T13667.3-2003手動文件架強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)通用技術(shù)和DA/T7-92國家保密局對手動文件架的要求，所用鋼板均為國內(nèi)著名冶金企業(yè)生產(chǎn)的優(yōu)質(zhì)鋼板。

2.有序上架。歸檔文件裝箱后，應(yīng)放在架子上，以便于文件的完整性、搜索和利用。

3.建立成熟的管理體系。包括檔案交接制度、保密責(zé)任、檔案查借制度和安全制度。

有效利用率

歸檔利用業(yè)務(wù)是適應(yīng)改革下信息工作的需要。嚴(yán)格按照《保密法》的規(guī)定，熟悉本單位員工的歷史和保存、保管文件的準(zhǔn)確位置，編制必要的目錄，并保存在紙質(zhì)和電腦中。

共存共榮，以計(jì)算機(jī)檢索為基礎(chǔ)，提高工作效率，合理合法利用檔案資源，科學(xué)開展檔案鑒定統(tǒng)計(jì)，有效指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，周到服務(wù)黨的事業(yè)。