電子檔案是檔案系統(tǒng)不可分割的一部分，它記錄著核心信息，也具有不可或缺的證明價(jià)值。在管理電子檔案時(shí)，應(yīng)更加重視檔案載體的脆弱性和脆弱性，注重電子檔案的保護(hù)，避免檔案在存儲(chǔ)過程中受到破壞，延長電子檔案的使用時(shí)間，改善資料室環(huán)境，增強(qiáng)檔案信息的保護(hù)程度。本文根據(jù)檔案庫房中檔案信息的現(xiàn)狀，探討了相應(yīng)的保護(hù)和管理。

如何保護(hù)文件？

電子檔案之旅結(jié)束后，檔案中使用的基礎(chǔ)材料可以組合起來形成完整的檔案，保管時(shí)間與保管條件密切相關(guān)。很多單位和辦公室的檔案庫房以前都是辦公室自習(xí)室，很難達(dá)到專業(yè)資料室的標(biāo)準(zhǔn)。室內(nèi)密閉性差，溫濕度難以控制。檔案工作者的工作量太大，因此忽視了電子檔案的保存。一些借款人在出借了所需的檔案信息后，沒有保護(hù)檔案，甚至隨意分割檔案。首先，總結(jié)檔案信息保護(hù)過程中存在的問題。

1.1數(shù)據(jù)經(jīng)理缺乏保護(hù)文件信息的工作理念。在日常防護(hù)中，檔案管理室的溫濕度變化是管理者面臨的關(guān)鍵任務(wù)之一。大部分被管理人員在收集、整理等工作結(jié)束后可以將檔案歸檔，并按分類、放置、日期進(jìn)行保管。但有些人員在新檔案入庫初期并沒有對(duì)檔案本身進(jìn)行除蟲除塵。在記錄房間存檔案的濕度和溫度值時(shí)，沒有及時(shí)跟蹤和控制室內(nèi)溫度的變化。家用除濕機(jī)和空調(diào)主要用于介入資料室的適宜條件，但對(duì)進(jìn)入時(shí)間和具體顯示溫度的確定和分析不到位，導(dǎo)致*終結(jié)果的控制效果變差。當(dāng)有檔案借閱需求時(shí)，檔案館往往只登記檔案名稱和借閱人，而這部分借閱信息并不包含在信息系統(tǒng)中，導(dǎo)致對(duì)具體的檔案保存原材料缺乏了解，無法從檔案應(yīng)用的角度實(shí)施針對(duì)性管理。

1.2文件所有者缺乏保護(hù)電子文件的意識(shí)。

目前文件柜在向需要申請(qǐng)文件的人提供文件時(shí)，文件使用者并沒有意識(shí)到文件的意義，也沒有必要保護(hù)電子文件。瀏覽時(shí)，放置文件的桌面可能會(huì)有灰塵，導(dǎo)致文件信息被污染和破壞。借出的電子文件更容易滋生螨蟲。有些用戶缺乏時(shí)間感。他們拿到檔案后，隨意處理，長期拒絕歸還，無視檔案員的收藏，借來的檔案很大概率會(huì)丟失。貸方通常只需要解釋一下情況。文件使用者的錯(cuò)誤意識(shí)和行為增加了保護(hù)電子文件的難度。

1.3檔案庫房的防災(zāi)、保護(hù)和管理不到位。

檔案位于不同的地理位置，保存環(huán)境也不同。有些地區(qū)氣候適宜。大部分資料室都位于大樓底層，室內(nèi)濕度比較潮濕。有些資料室靠近山區(qū)，需要做好山體崩塌和洪水的準(zhǔn)備。但資料室缺乏工作計(jì)劃，演練排練不到位。當(dāng)緊急情況發(fā)生時(shí)，倉庫中存儲(chǔ)的大量文件很難得到保護(hù)。

關(guān)于電子文件保護(hù)的建議

2.1加強(qiáng)檔案環(huán)境控制

首先從低環(huán)境溫度入手，保證參考室內(nèi)溫度長期保持在14-18℃。如果溫度過高，可以通過機(jī)械手段降低室溫，記錄文件柜的日溫濕度，統(tǒng)計(jì)環(huán)境溫濕度數(shù)據(jù)，積極改善和調(diào)整存放環(huán)境，進(jìn)行日常通風(fēng)活動(dòng)。如果光線保護(hù)不到位，檔案也會(huì)受到影響。因此，盡量將檔案保存在光線較少的區(qū)域，避免在強(qiáng)光下直接照射原始檔案，對(duì)特殊或重要的檔案要更加小心保存。如果資料室的濕度增加，可以使用硅膠或石灰石等防潮材料，使道路更加干燥。檔案要做好防塵工作，定期清理檔案，保證衛(wèi)生清潔，清理時(shí)要做好防護(hù)材料，資料室每個(gè)通道入口處可加防塵網(wǎng)。除了防塵，環(huán)境消毒也是非常必要的，這樣可以讓生物和霉菌破壞檔案，并且可以在資料室適當(dāng)加熱油鍋漆，防止生物和霉菌的衍生和繁殖。一旦發(fā)現(xiàn)檔案房間有生物，應(yīng)立即處理，消除危險(xiǎn)點(diǎn)。

大多數(shù)檔案管理工作單位沒有專門用于原始檔案的消毒室，普通房間密封性能差。即使檔案在存放初期及時(shí)消毒，長期存放在資料室仍會(huì)產(chǎn)生昆蟲。因此，有必要更充分地做好倉儲(chǔ)準(zhǔn)備。首先，應(yīng)該進(jìn)行除塵。然后，結(jié)合檔案的厚度、必要性等各種因素，對(duì)檔案進(jìn)行封存和消毒，對(duì)主要污染源進(jìn)行徹底隔離。

2.2使用計(jì)算機(jī)技術(shù)增強(qiáng)對(duì)電子文件的保護(hù)。

通過計(jì)算機(jī)保存存檔案房間的具體環(huán)境溫濕度信息，形成變化圖，被管理人可以了解濕度和溫度的變化趨勢(shì)，確定是否符合規(guī)定的檔案信息保存標(biāo)準(zhǔn)，從而延緩相關(guān)檔案的自然丟失。用計(jì)算機(jī)每天在檔案庫房保管資料時(shí)，還可以支持檔案記錄的保管人和實(shí)際保存情況，找出利用率低、利用率高的原始檔案，提前設(shè)計(jì)好原件，供檔案用戶借閱。

2.3增強(qiáng)應(yīng)對(duì)檔案重大突發(fā)事件的能力。

各單位要根據(jù)自身實(shí)際情況制定防火、防洪、防泥石流應(yīng)急預(yù)案，從思想上重視，從制度層面規(guī)范，*大限度保護(hù)電子檔案。然而，僅僅有紙面上的東西是不夠的；必須對(duì)員工進(jìn)行防災(zāi)應(yīng)急能力培訓(xùn)，定期進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)演練，增強(qiáng)檔案人員的應(yīng)急處置和應(yīng)急處置能力。同時(shí)要堅(jiān)持提供復(fù)印件，堅(jiān)決拒絕將原件借給不會(huì)用的人。目前，大多數(shù)檔案工作者都有多個(gè)崗位，所以他們把所有重要的工作都放在檔案的指導(dǎo)、收集和整理上，這使得他們很容易忽視對(duì)環(huán)境的觀察。如果相關(guān)業(yè)務(wù)主管單位能夠制定相應(yīng)的規(guī)定，可以幫助他們及時(shí)做出調(diào)整。情況有變，對(duì)送出預(yù)警信號(hào)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)相關(guān)責(zé)任人員和事故造成人員進(jìn)行處罰。

從法律效用的角度來看，一些電子文件是不可替代的，因此可以知道文件信息在當(dāng)前文件使用過程中的重要地位。倉庫中存儲(chǔ)著大量的檔案信息，對(duì)其進(jìn)行保護(hù)是極其必要的。然而，保護(hù)中的問題給檔案信息帶來了許多隱患。總結(jié)了電子檔案保護(hù)工作中存在的問題，圍繞保護(hù)電子檔案的不足，確定了檔案庫房可以采用的保護(hù)技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)保護(hù)紙質(zhì)檔案的工作目標(biāo)。

紙質(zhì)檔案恒溫恒濕柜：

檔案庫房綜合智能

管理系統(tǒng)

本系統(tǒng)嚴(yán)格按照“嚴(yán)格、合理、可靠、經(jīng)濟(jì)、完善”和“無人值班、少人值守”的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，具體原則如下：

? 系統(tǒng)選型高起點(diǎn)：

★ 技術(shù)**性：選用國際*新的專業(yè)技術(shù)與產(chǎn)品；

★ 系統(tǒng)高可靠性：系統(tǒng)的硬件和軟件均采用技術(shù)成熟的產(chǎn)品，平均無故障時(shí)間均在20萬小時(shí)以上；

★ 系統(tǒng)運(yùn)行管理方便：軟件系統(tǒng)中文化，操作方便；

★ 設(shè)計(jì)架構(gòu)**：系統(tǒng)采用真正的B/S+C/S架構(gòu)，業(yè)內(nèi)唯一全程WEB支持的監(jiān)控平臺(tái)

★ 技術(shù)支持能力強(qiáng)：承建單位技術(shù)實(shí)力強(qiáng)，服務(wù)完善；

★ 系統(tǒng)集成度高：系統(tǒng)完美整合了設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控、運(yùn)行狀態(tài)、數(shù)據(jù)查詢、深度分析、信息告警等等；

★ 系統(tǒng)交互性好：用戶可通過PC及移動(dòng)終端實(shí)時(shí)查詢系統(tǒng)設(shè)備的各種參數(shù)與狀態(tài)，掌握主動(dòng)權(quán)；

★ 系統(tǒng)可擴(kuò)展性能強(qiáng)：模塊化結(jié)構(gòu)有利于擴(kuò)容與擴(kuò)展。

★ 高可靠性保證：系統(tǒng)支持雙機(jī)/多機(jī)熱備方案，特殊應(yīng)用沒有后顧之憂；

? 投資少：    系統(tǒng)選型具有高性能價(jià)格比。

? 建設(shè)時(shí)間短：在較短的時(shí)間內(nèi)完成系統(tǒng)的安裝調(diào)試。

? 優(yōu)質(zhì)的服務(wù)：本著“用戶**、服務(wù)至上”的原則。