檔案的收集、整理、存儲、鑒定、統計和利用。包括:文件收集、數據歸檔、文件價值鑒定、檔案保管、文件編目和文件檢索、文件統計、文件編輯和研究(見檔案文獻編纂)、文件提供和利用。這八項任務的劃分是相對穩定的，而不是絕對的。有的分為六個環節，有的分為基礎任務和利用管理。

因為現代檔案管理工作已經成為一個復雜的系統，所以也分為三維的方法。**層分為文件實體管理和紙質文件開發兩個系統，包括全系統和分層小系統。實體管理包括收集、排序、鑒定、存儲和統計等具體環節。注冊信息的開發分為信息處理和信息輸出。認知過程包括編目、編輯文獻匯編和編寫工具書。輸出內容包括提供閱讀、復印、咨詢、通信、借閱、出版和展覽等多種宣傳服務。整個檔案管理系統及其系統組件在長期運行中形成快速反饋。

隨著現代檔案管理的發展，也將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的真正目標是為實際活動提供紙質檔案，檔案管理系統的結構就是根據這個目的而設置的。這些職位中的每一個都是必不可少的，并且都有法律程序。它們相互聯系，發揮各自的作用，實現檔案管理系統的內在功能，同時又相互影響，相互制衡。比如價值鑒定工作有時會與收集和數據整理相結合，甚至在整理和歸檔文件時會進行初步鑒定工作。

檔案管理工作應遵循國家檔案集中統一管理的原則，維護檔案的完整性和安全性，方便檔案的使用。集中統一是指所有國家檔案都要包括國家設立的各級各類檔案保管機構，集中保管，制定統一的規章進行管理。維護有兩層含義:一是要保證檔案數量齊全，以免不全或缺；一是在質量上，要保持檔案的有機聯系，不允許分割、分散或隨意堆放。安全也有兩層含義:一是盡量保護檔案不受破壞，盡可能延長檔案的壽命；首先，保護文件不被故意破壞，并對文件保密。便利是所有檔案管理活動的目的，也是測試檔案管理工作的標準。檔案是歷史的見證，都反映了一定的歷史真相，不允許隨意篡改或修改。因此，保持檔案的真實性，保持檔案的原貌也是檔案管理工作必須遵守的原則之一。