隨著科學技術和經濟的不斷發展和促進，公文檔案事業正圍繞人民民主建設、現代化建設乃至文化建設的各個方面發展。因此，這就對公文檔案的使用安全提出了更高的要求。在升級檔案和資源的基礎上，一定要保證公文安全，防止信息泄露。因此，公文檔案的管理必須嚴格按照管理規定和要求進行，明確公文檔案保密的必要性。

對官方文件保密的重要性

保密的直接因素也與正式文件的效力有關。很多公文都會涉及到黨和政府的核心事務，有些公文會對這些核心事物進行有效的引導，從而影響核心事物的發展。比如黨員日常管理中的公文信息，會直接關系到黨員的職業成長、個人信息、工作調動以及各個行業，因此需要對公文信息檔案管理進行保密，防止信息泄露。因此公文管理人員有必要注意保密措施，將保密規定落實到公文信息管理的銷售中，提高公文信息管理的效率，避免對他人、社會和中國造成傷害。隨著辦公自動化的不斷推進，公文的信息傳輸、收發越來越依賴于移動互聯網技術。在建立和實施公文的過程中，要保證公文的安全性，首先要從制作公文開始。對于電子公文，制作時*好不要使用無線信號功能。同時，機密正式文件的制作過程，如草稿、征求意見稿、修訂稿、意見稿和廢頁等。如果不需要特殊保存，應該按照正常程序銷毀。

新形勢下建立公文檔案保密制度的措施

（1）完善保密措施，建立檔案保密制度。做好我國檔案保密工作，完善保密責任，建立檔案保密制度至關重要。首先要完善保密措施。要根據政府部門的特點，完善檔案的分類鑒定、保管期限、傳遞范圍、銷毀程序和借閱程序，確保檔案管理過程中不遺漏任何一個環節。其次，要建立檔案部門的檔案保密制度。檔案管理人員要熟悉《保密法》《檔案法》等有關保密措施的政策規定，充分認識檔案保密服務的重要性，完善檔案管理的保密制度，自覺踐行保密理念，強化保密制度。此外，還應建立問責機制，對檔案部門的失職瀆職等行為進行嚴肅查處，以約束和警示檔案保密措施，強化保密制度，減少因失職瀆職造成的泄密損失，更有效地確保檔案的保密性。

（2）努力提高文獻情報人員的政治素質檔案管理工作。在具體的日常工作中，文件資料檔案管理工作人員的基本職責是保證文件建立檔案的及時性和可靠性。因此，作為公文信息檔案部門，首先要具備的是強大的社會責任感，保證公文信息檔案管理保密性和內容準確性的安全性能，千方百計防止任何導致建立公文檔案的信息泄露的發生。因此，提高檔案管理工作人員在文檔信息管理檔案方面的專業技能具有重要意義。具體來說，文件信息管理檔案安全措施人員不僅要有過硬的專業素質，還要有較強的社會責任感。

（3）創新檔案保管方式，實現精準管理。數據管理對于國家機關、政府機構、各種企業和數百個科研單位都很重要。但并不是我所有的企業和單位都實行統一的管理方式，靈活選擇企業和單位的實際情況，創新檔案保管方式，才能更好地實現保密效果。就精細化管理而言，值得參考的是鎮海城首創的“啄木”三色碼系統，即按照三種不同的亮色區分每個居民的健康檔案，開啟健康檔案信息化建設質量內控時代。該方法改變了原有人工現場采樣健康檔案登記工作，彌補了原有方法存在的漏洞，節省了時間，簡化了不必要的。

（4）數字時代更加注重公文的保密性。在文件的存儲、傳輸和處理過程中，必須保證文件不被完全銷毀、修改或丟失，保證特殊文件的完整性。同時，對于電子信息辦公來說，還涉及到網絡安全。文獻信息數據庫的保管必須嚴格制定相關規定，不得泄露給未經授權的個人或單位。雖然信息技術加快了公文流轉速度，提升了工作效率，但在公文檔案保密措施上仍面臨較大困難，如網絡是一個相對虛擬的空間，隨時可能被非法侵害或人為破壞辦公軟件新時代，公文大數據已成為公文檔案管理的趨勢和內容。許多單位將網絡和大數據應用于公文管理的流程。聯網可以避免官方文件的丟失或損壞，為公文管理提供便利。但由于互聯網的匿名性和隱蔽性，聯網公文管理存在很大問題，需要檔案部門加強與數字技術軟件開發商的互動和溝通，及時對信息管理軟件進行修復和更新，采用相應的防病毒系統、密鑰、驗證機制或行政人員權限方案，加強聯網公文管理的保密性和安全性，防止信息丟失或無關人員入侵。

如前所述，針對當前檔案管理中普遍存在的問題，我們對我國檔案保密的責任感有了深刻的認識。本文在實踐中提出了一系列加強檔案安全措施的措施，旨在提高檔案管理的安全體系和職業意識，以期進一步提高檔案管理中的檔案安全措施水平。