檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用。包括:文件收集、數(shù)據(jù)歸檔、文件價(jià)值鑒定、檔案保管、文件編目和文件檢索、文件統(tǒng)計(jì)、文件編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、文件提供和利用。這八項(xiàng)任務(wù)的劃分是相對(duì)穩(wěn)定的，而不是絕對(duì)的。有的分為六個(gè)環(huán)節(jié)，有的分為基礎(chǔ)任務(wù)和利用管理。

因?yàn)楝F(xiàn)代檔案管理工作已經(jīng)成為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，所以也分為三維的方法。**層分為文件實(shí)體管理和紙質(zhì)文件開發(fā)兩個(gè)系統(tǒng)，包括全系統(tǒng)和分層小系統(tǒng)。實(shí)體管理包括收集、排序、鑒定、存儲(chǔ)和統(tǒng)計(jì)等具體環(huán)節(jié)。注冊(cè)信息的開發(fā)分為信息處理和信息輸出。認(rèn)知過程包括編目、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫工具書。輸出內(nèi)容包括提供閱讀、復(fù)印、咨詢、通信、借閱、出版和展覽等多種宣傳服務(wù)。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其系統(tǒng)組件在長(zhǎng)期運(yùn)行中形成快速反饋。

隨著現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展，也將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的真正目標(biāo)是為實(shí)際活動(dòng)提供紙質(zhì)檔案，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)就是根據(jù)這個(gè)目的而設(shè)置的。這些職位中的每一個(gè)都是必不可少的，并且都有法律程序。它們相互聯(lián)系，發(fā)揮各自的作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)在功能，同時(shí)又相互影響，相互制衡。比如價(jià)值鑒定工作有時(shí)會(huì)與收集和數(shù)據(jù)整理相結(jié)合，甚至在整理和歸檔文件時(shí)會(huì)進(jìn)行初步鑒定工作。

檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家檔案集中統(tǒng)一管理的原則，維護(hù)檔案的完整性和安全性，方便檔案的使用。集中統(tǒng)一是指所有國(guó)家檔案都要包括國(guó)家設(shè)立的各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)，集中保管，制定統(tǒng)一的規(guī)章進(jìn)行管理。維護(hù)有兩層含義:一是要保證檔案數(shù)量齊全，以免不全或缺；一是在質(zhì)量上，要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不允許分割、分散或隨意堆放。安全也有兩層含義:一是盡量保護(hù)檔案不受破壞，盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命；首先，保護(hù)文件不被故意破壞，并對(duì)文件保密。便利是所有檔案管理活動(dòng)的目的，也是測(cè)試檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見證，都反映了一定的歷史真相，不允許隨意篡改或修改。因此，保持檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌也是檔案管理工作必須遵守的原則之一。